Functies van een magazijn

Een goed ontworpen magazijn moet in staat zijn de volgende functies te vervullen:

  • Ontvangst van alle goederen, die deel uitmaken van de industriële activiteit van het bedrijf dat eigenaar is van het magazijn
  • Uitvoering van een onmiddellijke kwaliteitscontrole
  • Voorraadbeheer en de inventarisatie van de opgeslagen producten
  • Correcte opslag van de goederen
  • Klaarzetten van de bestellingen, bestemd voor de regionale magazijnen, voor de klanten of voor beide
  • Snelle verzending van de bestellingen

Weet u uit welke taken elk van deze functies bestaat?

 

Goederenontvangst

Voor een correcte ontvangst van alle goederen die deel uitmaken van de industriële activiteit van het bedrijf, is het noodzakelijk een aantal voorbereidende werkzaamheden uit te voeren om te bepalen aan welke middelen er op mechanisch, personeels- en informaticagebied behoefte is.

Allereerst moeten alle goederen die het magazijn binnenkomen uitgebreid geanalyseerd worden. Bij deze analyse moet rekening worden gehouden met de afmetingen en het gewicht van de laadeenheden, de bestendigheid van de verpakking (indien gebruikt), de ontvangstfrequentie en de hoeveelheid goederen die men bij iedere zending ontvangt.

 

Gewicht en afmetingen van de te ontvangen goederen

De analyse van deze twee factoren bepaalt aan welke vereisten moet worden voldaan, en het soort apparatuur voor goederenafhandeling dat gebruikt moet worden voor het lossen van de artikelen en het vereiste draagvermogen. Dit is niet noodzakelijkerwijs hetzelfde draagvermogen als dat van de machines die daarna worden gebruikt voor de eigenlijke inslag in de magazijnstellingen. Indien mogelijk, dan worden dezelfde machines gebruikt in de stellingen als in de ontvangst- en verzendzone.

 

Afmetingen waarmee rekeening moet worden gehouden bij gepalletiseerde goederen

Afmetingen waarmee rekening moet worden gehouden bij gepalletiseerde goederen

 

De ontvangen goederen kunnen verschillende vormen, afmetingen en gewichten hebben. In de praktijk is dit bijna altijd zo, en dit komt vaker voor als er sprake is van verschillende leveranciers.

Er doen zich gewoonlijk twee situaties voor: ofwel hebben alle eenheden de juiste afmetingen en het juiste gewicht en kunnen ze direct worden ingeslagen, ofwel een groot deel van de laadeenheden heeft niet de juiste afmeting of gewicht en moet aangepast worden voordat ze opgeslagen worden.

In beide gevallen moet een centraal magazijn erop voorbereid zijn verschillende soorten goederen te ontvangen, klaar te zetten en in te slaan. Daarom moet het uitgerust zijn met een of meerdere laad- en losperrons, afhandelingsmaterieel voor het lossen van de vrachtwagens, een ontvangstzone en, indien noodzakelijk, een andere zone voor het klaarzetten van de bestellingen.

 

Mechanische middelen voor het laden en lossen

De apparatuur voor goederenafhandeling die meestal wordt gebruikt voor het laden en lossen van de goederen zijn pompwagens, stapelaars en tegenwicht of elektrische heftrucks.

 

Onderneming in de levensmiddelenindustrie gespecialiseerd in brood en banket

Onderneming in de levensmiddelenindustrie gespecialiseerd in brood en banket

 

Uitvoering van een onmiddellijke kwaliteitscontrole

De kwaliteitscontrole die in een centraal magazijn wordt uitgevoerd, dient zich te beperken tot het controleren of de inhoud overeenkomt met hetgeen op de pakbon staat.

Om deze kwaliteitscontrole te kunnen uitvoeren, moeten de laadeenheden vergezeld gaan van een pakbon met de volgende gegevens: de eigenschappen van het ontvangen product, de firmanaam (indien van toepassing) en het aantal artikelen per verpakking (bijvoorbeeld per pallet, magazijnbak of doos).

Het personeel dat de goederen ontvangt, moet op basis van deze pakbon een selecte steekproef uitvoeren door een paar willekeurige verpakkingen (indien nodig) te openen en de inhoud te controleren. Dit onderzoek wordt uitgevoerd om zowel de hoeveelheid als de kwaliteit van de zending te verifiëren.

Een tweede aspect waarmee de kwaliteitscontrole zich bezig moet houden, is controleren of de verpakking voldoende sterk is om de voorziene tijdsduur en omstandigheden van de opslag te kunnen doorstaan. Mocht het nodig zijn dan wordt de verpakking in deze fase van de kwaliteitscontrole gewijzigd, zodat die voldoet aan de vereisten van het magazijn. Dit wordt vooral gedaan wanneer de goederen van verschillende leveranciers afkomstig zijn.

 

Voorraadbeheer en inventarisatie van de opgeslagen goederen

Onmiddellijk na de kwaliteitscontrole gaat men over tot het tellen van de producten. Pas daarna worden de gegevens in de centrale computer ingevoerd. De ontvangstafdeling moet over een of meerdere gebruikersinterfaces beschikken, zodat een eventuele discrepantie tussen de goederen en de bijbehorende pakbon onmiddellijk bij het desbetreffende productiecentrum of de betrokken leverancier kan worden gemeld.

Nadat de binnenkomst van de lading in de computer is ingevoerd, wijst het warehouse management systeem aan iedere laadeenheid een bepaalde opslaglocatie in de magazijnstellingen toe.

Tijdens het verzendproces van de goederen moet deze handeling omgekeerd worden uitgevoerd: het warehouse management systeem moet worden geïnformeerd over de verwijdering of uitslag van de desbetreffende laadeenheden. Op deze manier kan het warehouse management systeem weer over de opslaglocatie in de magazijnstellingen beschikken en deze aan een nieuwe laadeenheid toewijzen.

Deze registratie van de uitslag van de goederen moet pas plaatsvinden nadat de laadeenheid ook daadwerkelijk is verwijderd uit de magazijnstelling, ook al genereert het warehouse management systeem een pakbon.

Anders kan het gebeuren dat het warehouse management systeem de opslaglocatie als vrij beschouwt en deze toewijst aan een nieuwe laadeenheid. Als de te verzenden lading nog niet is weggehaald, kan een magazijnmedewerker een bezette opslaglocatie aantreffen. Deze situatie kan zich voordoen wanneer de inslag van de goederen in een ander ritme verloopt dan de uitslag. Om dit te voorkomen geeft de computer deze opslaglocatie niet als vrij aan voordat de magazijnmedewerker de laadeenheid heeft uitgeslagen en dit aan het systeem heeft doorgegeven. Het gebruik van een adequaat warehouse management systeem (WMS) garandeert het juiste verloop van alle processen die hierbij betrokken zijn en voorkomt mogelijke fouten bij het beheer van de opslaglocaties.

 

Correcte opslag van goederen

Centrale magazijnen moeten over toereikende apparatuur beschikken om de opslag van goederen correct uit te kunnen voeren. Wanneer de goederen op pallets worden ontvangen, moet een centraal magazijn over de benodigde apparatuur voor goederenafhandeling beschikken, zodat ze gemakkelijk en veilig ingeslagen kunnen worden.

 

Centraal magazijn met de benodigde apparatuur voor goederenafhandeling

Centraal magazijn met de benodigde apparatuur voor goederenafhandeling

 

Wanneer het bulkgoederen betreft, is het niet alleen essentieel om over apparatuur voor goederenafhandeling te beschikken, maar heeft het bedrijf soms ook verpakkingsgereedschap en –machines nodig. Daarvoor moeten er, wanneer het volume en de eigenschappen van de goederen dit vereisen, trechters, laadschoppen of andere adequate mechanische elementen zoals mini-laders of shovels beschikbaar zijn.

Over het algemeen is er geen correcte opslag mogelijk en kan men geen productieve en efficiënte installatie verwachten, als die niet over de juiste fysieke, menselijke en materiële middelen beschikt.

 

Klaarzetten van bestellingen voor regionale magazijnen

Zoals aangegeven, is een van de belangrijkste taken van een centraal magazijn: het dienen als reserveopslag voor de regionale of lokale centra, waardoor een van zijn hoofdfuncties bestaat uit het klaarzetten van de door hen geplaatste bestellingen. Deze werkzaamheden kunnen dagelijks, wekelijks, maandelijks of om de twee weken (of in andere termijnen) plaatsvinden, afhankelijk van de gewenste frequentie, de aard van de goederen en de omvang.

De volgende paragraaf is gewijd aan de analyse van de verschillende systemen en methodes voor orderpicking. Al deze methodes en systemen zijn ontworpen voor concrete toepassingen en moeten aan de specifieke behoeften van elke onderneming aangepast worden.

Het dient te worden benadrukt dat voor het correct klaarzetten van bestellingen in een centraal magazijn het onontbeerlijk is te beschikken over ruimtes in de magazijnstellingen of op de vloer. Hiervoor is een correcte opslag van fundamenteel belang.

In principe moeten bestellingen in een centraal magazijn op de vloer klaargezet worden, met behulp van automatische of semi-automatische systemen. Hierdoor wordt een grotere opslagcapaciteit verkregen en worden de taken gemakkelijker en sneller uitgevoerd.

Deze voordelen komen voort uit de volgende twee factoren:

  1. Alle stellingvakken kunnen worden gebruikt, waardoor de opslagcapaciteit duidelijk hoger is in vergelijking met een magazijn waarbij bestellingen in de stellingen zelf worden klaargezet, waarbij de opslaglocaties die hiervoor gereserveerd zijn, het grootste gedeelte van de tijd slechts gedeeltelijk in gebruik zijn.
  2. De vloer is het meest ideale niveau voor het magazijnpersoneel, waardoor de productiviteit toeneemt en de handelingen sneller, gemakkelijker en met minder fouten uitgevoerd worden.

Bovendien kost het klaarzetten van de bestellingen door middel van automatische of semi-automatische apparatuur minder tijd. Om de hoogst mogelijke productiviteit te bereiken, is het noodzakelijk de bestellingen op de juiste wijze in te plannen waarbij het belangrijk is dat die, als dat mogelijk is, per complete laadeenheden worden uitgevoerd. Een andere factor die van invloed is op een vlotte afwikkeling en efficiëntie, is de capaciteit van het centrale magazijn om constant op de hoogte te zijn van de behoeften van de andere schakels in de keten en daar zo tijdig mogelijk in tegemoet te komen.

Hoe kan men hierop anticiperen? De enige effectieve manier om dit te bereiken, is te beschikken over informatie. Hoe sneller en preciezer; hoe beter de resultaten. Daarom is het van groot belang real-time communicatie tussen alle schakels van de keten op te zetten: van de eerste (waar de producten worden gefabriceerd of verzameld) tot de laatste schakel (bijvoorbeeld de detailhandel die de artikelen verkoopt).

 

Een centraal magazijn

Een centraal magazijn

 

De communicatie tussen de detailhandel en het doorvoermagazijn vindt online plaats. De koppeling tussen het doorvoermagazijn en de orderpickmachine vindt plaats via de RFID-reader van de magazijnmedewerker. Uiteindelijk vindt de communicatie tussen het centrale magazijn en het doorvoermagazijn opnieuw online plaats, van computer tot computer.

Dit systeem bestaat in verschillende uitvoeringen, met andere opties. Ondernemingen gespecialiseerd in informatie- en communicatietechnologieën zijn de meest geëigende organisaties voor het aandragen van oplossingen en het ontwerpen van de noodzakelijke communicatielijnen. Voor een goed beheer is het bovendien uitermate belangrijk om over een goed warehouse management systeem (WMS) te beschikken.

 

 

Organisatie en werkwijze van een WMS

 

Organisatie en werkwijze van een WMS

 

Snelle verzending van de bestellingen

De tijd die nodig is om bestellingen verzendklaar te maken, is fundamenteel om vertragingen en onderbrekingen in de distributieketen te voorkomen. Daarom is een van de functies van een doorvoermagazijn juist het vlot uitvoeren van deze werkzaamheden.
 
De snelheid waarmee goederen verzonden worden is louter en alleen een gevolg van de correcte organisatie van alle aspecten die hierboven zijn behandeld. Wanneer alle functies op de beste manier worden uitgevoerd, vergemakkelijkt en versnelt dit de verzending van bestellingen.
 
Wanneer er zich bij de hierboven vermelde schakels echter vertragingen en bottlenecks voordoen, dan wordt het verzenden een chaos en verloopt dit langzamer. Daarom is het essentieel om in centrale magazijnen, gestructureerd te werk te gaan. De organisatie hiervan valt onder de verantwoordelijkheid van de magazijnmanager.

Other topics in this category