7 tips om op de juiste manier uw warehouse management systeem (WMS) te selecteren

15 februari 2021

Wanneer u dit artikel leest, heeft u zich waarschijnlijk gerealiseerd dat uw bedrijf een warehouse management systeem nodig heeft om de bedrijfsresultaten te verbeteren. De keuze van uw toekomstige warehouse management syteem (WMS) is een grote verantwoordelijkheid want het is een softwareprogramma waarvan de kwaliteit van uw magazijnbeheer zal afhangen. Volg de volgende tips op, en u zult in staat zijn om de concurrentie te overtreffen.

1. Inventariseer uw huidige automatiseringsbehoeften

Daar u het verschil kent tussen een warehouse control system (WCS), een warehouse execution system (WES) en een warehouse management syteem (WMS), kunt u nu de balans opmaken van de beperkingen van uw huidige softwareprogramma: wat functioneert er niet goed en wat kan er verbeterd worden? Wat werkt goed en wat wilt u niet veranderen?

Stel uzelf de juiste vragen en verzeker u ervan dat uw huidige computerprogramma meer nodig heeft dan alleen een update.

2. Benoem projectmanagers en/of projectleiders

Om een project succesvol uit te voeren, in dit geval de implementatie van een warehouse management syteem (WMS), moet u één of meer personen aanstellen die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling ervan, afhankelijk van de omvang en de grootte van uw bedrijf.

Elke projectmedewerker moet zijn taken en verantwoordelijkheden kennen om het project goed te laten verlopen.

Een professioneel team is verantwoordelijk voor de implementatie van het warehouse management syteem (WMS)
Een professioneel team is verantwoordelijk voor de implementatie van het warehouse management syteem (WMS)

3. Stel de projectspecificaties of het lastenboek op

Bepaal uw actuele en toekomstige behoeften en doelstellingen. Wij raden u aan, om tijdens deze fase gegevens te verzamelen die bruikbaar zullen zijn voor het vergelijken van de verschillende softwareprogramma’s, zoals uw ordervolumes, seizoenspieken, verzendmethodes, arbeidsuren, enzovoort.

Zorg ervoor dat uw doelstellingen duidelijk zijn gedefinieerd, zodat potentiële providers uw verwachtingen begrijpen en kunnen inschatten of hun logistieke software in staat is om aan deze behoeften te voldoen.

4. Dien een offerteaanvraag in (RFQ - Request For Quotation)

Stuur uw projectspecificaties naar een aantal logistieke providers waarvan de producten overeenkomen met waarnaar u op zoek bent.

Deze fase van het WMS-selectieproces geeft de providers de mogelijkheid om u hun commerciële voorstel te sturen. Daarnaast krijgt u meer informatie over de voorzieningen en diensten die door elke provider worden aangeboden.

5. Vraag om een demonstratie van het warehouse management syteem (WMS)

Om het juiste warehouse management systeem te kiezen, moet u bij elke provider een demo aanvragen.

Neem geen genoegen met een eenvoudige PowerPoint of videopresentatie, een live demonstratie is noodzakelijk zodat u al uw vragen kunt stellen.

Demo van een warehouse management syteem (WMS)
Demo van een warehouse management syteem (WMS)

6. Bezoek de door u geselecteerde providers

Zodra u de demonstraties van de verschillende providers heeft gezien, selecteert u de beste en maakt u een afspraak om hun bedrijf te bezoeken. Dankzij dit bezoek, kunt u de verschillende warehouse management sytemen (WMS) die op de markt beschikbaar zijn, met elkaar vergelijken: u zult in staat zijn een beslissing te nemen door werknemers aan het werk te zien, hoe ze omgaan met de voorraden en hoe ze de bestellingen klaarzetten.

7. Maak uw keuze

Nu u al deze fasen heeft doorlopen, kunt u een provider kiezen uit de resterende profielen. Houd er wel rekening mee dat er nog één punt is dat u moet bekijken: het contract dat uw toekomstige partner u voorstelt en de juridische clausules waaruit het bestaat. Controleer of alles in overeenstemming is met wat er is onderhandeld en of er clausules zijn opgenomen voor het niet naleven van het contract.

Als u deze fasen doorlopen heeft, dan kunt u beginnen met de implementatie van het warehouse management syteem (WMS).