3 voorbeelden van inventaris in een magazijn

De voorraad bepalen is een proces waarbij een (fysiek of digitaal) overzicht wordt opgemaakt van alle goederen die een bedrijf heeft opgeslagen. Als onderdeel hiervan wordt bepaald of de opgeslagen voorraden aan producten en de hoeveelheden en kenmerken ervan overeenstemmen met wat in de inventaris of het computersysteem van het bedrijf staat.

Hoewel er verschillende soorten voorraadtellingen bestaan, hebben ze allemaal hetzelfde doel: de winst maximaliseren en de opslagkosten minimaliseren. Dit alles terwijl het magazijn doorwerkt en de klanttevredenheid behouden blijft.

Maar hoe bepaal je snel en effectief de voorraad? In deze post tonen wij u drie voorbeelden van inventarisbeheer om het concept toe te lichten: inventarisatie met behulp van Excel, een andere met behulp van inventarisatiesoftware en de laatste in een volledig gerobotiseerd intelligent magazijn.

1. Voorbeeld van inventarisbeheer op papier of Excel

Conserven Janssen - een fictief bedrijf - produceert en verdeelt ingeblikt voedsel over het hele land. Het bedrijf beschikt over een klein magazijn met inrijstellingen met een capaciteit voor 300 pallets eindproducten. Het maakt gebruik van een compact opslagsysteem omdat het werkt met weinig SKU's, zes in totaal: asperges, artisjokken, paprika's, tomaten, erwten en bonen.

Elke maand maakt de magazijnbeheerder gebruik van de daluren om handmatig de inventaris op te maken en te controleren of de ontvangen pallets en de verzonden pallets overeenstemmen met de totale voorraad in het magazijn. Daartoe gaat hij het hele magazijn door met de lijst van producten op papier en telt hoeveel pallets er van elke SKU zijn. Vervolgens voert hij dit handmatig in een Excel-tabel in.

Als het werk correct is uitgevoerd, stemt het aantal pallets voor elke SKU overeen met het verschil tussen de inputs en de outputs van de laatste inventarisatie in Excel.

Het magazijn van Conserven Janssen begon de maand met 300 opgeslagen pallets en heeft momenteel 288 pallets. Dit is de inventaris van het magazijn, die de voorraad weergeeft waarmee ze begonnen zijn elke SKU, evenals het aantal pallets dat het magazijn in de maand is binnengekomen en buiten gegaan:

De inventaris bijhouden op papier is de meest elementaire manier van werken, die alleen haalbaar is in bedrijven met zeer lage voorraadniveaus en zeer lage aantallen input en output, zoals het geval is bij Conserven Janssen. Als het omzetvolume van deze bedrijven stijgt, kunnen ze beter digitaal werken om fouten te voorkomen en hun activiteiten te stroomlijnen.

2. Voorbeeld van een inventaris met gespecialiseerde software

Na een aanzienlijke stijging van de verkoop heeft Conserven Janssen z'n magazijn uitgebreid om een groter aantal eindproducten te kunnen opslaan. Concreet beschikt het bedrijf over een magazijn met een capaciteit voor 4.000 pallets waar het dezelfde SKU's blijft beheren, maar nu met het Pallet Shuttle systeem. Deze opslagmethode, net als groepering, versnelt de bewegingen omdat een automatische shuttle de pallets in de stellingen plaatst en uitrijdt.

Om de inventaris te bepalen, kan inventarisatiesoftware gebruikt worden zoals Easy WMS, een Warehouse Management systeem dat is ontworpen om het beheer van de goederen van een bedrijf te helpen en te vergemakkelijken. Het programma kan worden geïntegreerd met een ERP en automatiseert de verwerking van inkomende en uitgaande producten in het magazijn.

Alvorens de voorraad te bepalen, moet alle informatie over de producten van Conserven Janssen in het WMS worden ingevoerd: beschrijving, meeteenheid, attributen, afbeelding, gewicht, enz. Met alle deze informatie in de database genereert het programma voor elk artikel een label dat aan de bestaande voorraad wordt bevestigd.

Om het volledige proces te versnellen, gebruiken magazijnmedewerkers RF-scanners om barcodes te lezen en elk artikel dat het magazijn binnenkomt in het systeem te registreren. Hetzelfde gebeurt bij verzending. Zo worden inkomende en uitgaande goederen in het systeem geregistreerd.

Bovendien is het raadzaam om van tijd tot tijd (minstens eenmaal per jaar) een fysieke voorraad op te maken, waarbij de voorraad stuk voor stuk wordt geteld. Hierbij wordt de werkelijke voorraad in het magazijn vergeleken met de voorraad die in de (door het WMS beheerde) formele inventaris is opgenomen.

Met een WMS zoals Easy WMS beschikt de magazijnbeheerder over een permanent bijgewerkte voorraad. De magazijnbeheerder kan de beschikbare voorraad raadplegen, alsook de exacte locatie, het type container waarin deze is opgeslagen, enz.

3. Voorbeeld van een inventaris in een volledig gerobotiseerd magazijn

Conserven Janssen heeft zijn logistiek volledig geautomatiseerd om het uitbreidingsplan aan te kunnen. Het magazijn is te klein geworden door de toegenomen productie, dus heeft het bedrijf een geautomatiseerd hoogbouwmagazijn gebouwd met een capaciteit van 30.000 pallets, beheerd door Easy WMS.

Bij het opmaken van de voorraad werkt het systeem vrijwel hetzelfde als een niet-automatisch systeem. Het enige verschil is dat de operatoren de barcodes op de goederen niet meer handmatig hoeven te scannen. Hoe is dit mogelijk? Dankzij een controlepost voor inkomende goederen, waar de toestand van de pallets gecontroleerd wordt, de barcode van elk product gelezen wordt en de gegevens doorgestuurd worden naar het WMS (dat alles op zijn beurt in de ERP-databank invoert).

Bij elke in- en uitslag van een artikel uit het magazijn via de transportbanden wordt een wijziging van het aantal in voorraad aanwezige eenheden geregistreerd: de binnenkomende hoeveelheid en de eindvoorraad of de uitgaande hoeveelheden en de resterende voorraad. Dit garandeert de volledige traceerbaarheid van een product binnen het automatische magazijn. Dit verhoogt de traceerbaarheid en hierdoor worden risico's beter beheerst en wordt de kwaliteit van processen en producten gewaarborgd. Dankzij de hoge graad van robotisering beschikt Conserven Janssen over een permanente inventaris die in real time wordt bijgewerkt.

WMS, de perfecte bondgenoot voor uw inventaris

Voorraadbeheer is een van de fundamentele pijlers van de supply chain. Door te berekenen hoeveel artikelen het bedrijf in voorraad moet houden, verloopt de werking soepeler en worden verstoringen en vertragingen voorkomen.

Met Easy WMS van Mecalux kunt u beschikken over een permanent bijgewerkte inventaris. Het biedt ook verschillende modules, zoals Store Fulfilment, waarmee u uw magazijnvoorraad kunt synchroniseren met uw winkels. De voorraad is dan gekoppeld aan het aantal verkopen, zodat het systeem, telkens wanneer een product wordt verkocht, dit van de voorraad aftrekt. Neem contact met ons op voor advies over de mogelijkheden van deze software en hoe deze u kan helpen uw voorraad in real time te controleren.