Voorraadbeheer app: dé tool om uw voorraden te beheren

Een voorraad app is een tool die alle informatie bijhoudt over de goederen die in een magazijn worden opgeslagen. Dankzij de functionaliteiten is het een complete toepassing voor elk bedrijf dat het beheer van zijn voorraden wil optimaliseren. Een taak die absoluut noodzakelijk is voor het behoud van de rentabiliteit van de onderneming.

In dit artikel bekijken we op welke manier bedrijven een voorraadbeheer app gebruiken om de artikelen in hun magazijn bij te houden, zodat de goederenstromen beter kunnen worden gepland en georganiseerd.

Wat is een voorraadbeheer app en waartoe dient het?

Een voorraad app is software voor het controleren en beheren van voorraden in een magazijn. Voorraadbeheer is één van de belangrijkste werkzaamheden in een onderneming: weten welke producten beschikbaar zijn in het magazijn en ze correct indelen is essentieel aangezien het rechtstreeks van invloed is op alle bedrijfsactiviteiten. Het opmaken van de inventaris is een taak die steeds complexere wordt, met name in bedrijven met een groot aantal producten en transacties via verschillende kanalen. In die gevallen kan handmatig voorraadbeheer contraproductief zijn.

Vandaar dat bedrijven hun toevlucht nemen tot digitale oplossingen zoals een voorraadbeheer app voor het opmaken van de inventaris, zodat opgeslagen producten op elk moment en vanaf elk apparaat kunnen worden geraadpleegd. De voorraad app beheert de inkomende en uitgaande grondstoffen en eindproducten, en controleert zo de traceerbaarheid van de goederen, en registreert bijgevolg de processen die elk artikel doorloopt.

Een voorraadbeheer app omvat een tool voor het identificeren van artikelen aan de hand van streepjes- of QR-codes, en een database waarin alle informatie met betrekking tot de voorraad wordt opgeslagen, zoals bijvoorbeeld de gegevens omtrent de in- en uitslag van artikelen, de beschikbare artikelnummers en de verplaatsingen van de goederen in het magazijn. De voorraad app biedt ook andere functionaliteiten, zoals het sorteren van voorraden volgens de ABC-analyse, het genereren van etiketten of het toepassen van de Just in Time (JIT) werkmethode.

Het gebruik van een voorraadbeheer app heeft meerdere voordelen. Het scannen van streepjescodes bijvoorbeeld, maakt handmatige gegevensinvoer overbodig, waardoor menselijke vergissingen worden verminderd en de efficiëntie toeneemt. Bovendien wordt de database met de geregistreerde producten automatisch bijgewerkt. Een ander positief kenmerk van een voorraad app is het feit dat het mogelijk is rapporten te genereren op basis van markttendensen, waardoor een nauwkeurig overzicht van de vraag wordt verkregen.

6 essentiële functionaliteiten van een applicatie voor voorraadbeheer

Er zijn vele voorraad app's op de markt. Om de meest geschikte applicatie voor uw bedrijf te kiezen, moeten de functionaliteiten en kenmerken ervan in detail worden onderzocht. Alvorens een beslissing te nemen is het van essentieel belang bepaalde criteria in overweging te nemen:

• Updates van de voorraad in real time. De voorraadbeheer app maakt de balans in real time op, met nauwkeurige informatie over de status van de magazijnvoorraden. Digitalisering biedt een doorlopende opmaak van de inventaris, met andere woorden een voortdurende telling van de voorraad, om fouten of afwijkingen te voorkomen die tot vertragingen in de leveringen kunnen leiden.
• Afschaffing van handmatige taken. Het handmatig bijhouden van de voorraad met behulp van bijvoorbeeld een Excel-file is vervelend werk en verhoogt de kans op fouten aanzienlijk. Een voorraadbeheer app automatiseert en vergemakkelijkt het voorraadbeheer: om toegang te krijgen tot gedetailleerde informatie hoeft men enkel de streepjescode te scannen ─ de logistieke norm is GS1-128, voorheen EAN-128 ─ of een QR-code die gelezen kan worden via een RFID-reader.
• Analyse van de voorraden. Dankzij de informatie die door de voorraad app wordt verstrekt, kan het bedrijf de resultaten van het magazijn evalueren en het consumptiepatroon van de klanten in kaart brengen. Een voorraad app moet nuttige informatie vergaren die het mogelijk maakt de toekomstige vraag te plannen en het magazijnbeheer te verbeteren.
• Integratie met andere platforms. De voorraadbeheer app moet geïntegreerd kunnen worden met de beheersoftware van het bedrijf, zoals bijvoorbeeld een ERP, zodat het aantal producten dat op voorraad is bekend is en de bevoorrading dusdanig georganiseerd kan worden dat de bestellingen altijd bij de klanten bezorgd kunnen worden.
• Gebruiksvriendelijke interface. De voorraad app is een hulpmiddel dat het werk van de magazijnmedewerkers vereenvoudigt en dat moet worden aangepast aan het aantal operators dat er gebruik van zal maken. De magazijnmedewerkers moeten er op elk moment gebruik van kunnen maken, zelfs in het geval van een seizoensgebonden activiteit met piekperioden waarbij meer personeel moet worden ingezet. Om doeltreffend te zijn, moet de voorraad app toegankelijk zijn vanaf elk apparaat dat op het internet is aangesloten, zoals RFID-readers, tablets of mobiele telefoons.
• Statistische gegevens. Als de voorraad app de functionaliteit “statistieken en rapporten” bevat, zal het bedrijf in staat zijn nauwkeurige informatie met betrekking tot zijn producten te verkrijgen. Op die manier kunnen maatregelen worden genomen om het bedrijf te verbeteren, zoals de beslissing welke inkoopstrategie moet worden toegepast op basis van de bestaande behoeften.

Een voorraadbeheer app is een tool waarmee de groei van de onderneming wordt gestimuleerd. Informatie is macht, en door producten zorgvuldig te traceren, profiteert het bedrijf van een veel efficiëntere toeleveringsketen waardoor leveringen aan klanten kunnen worden gewaarborgd.

Applicatie voor voorraadbeheer of Warehouse Management Software?

Voor het opmaken van een inventaris zijn er vele applicaties op de markt die geschikt zijn voor de verschillende besturingssystemen. Dit roept echter een vraag op: Voldoet deze software aan de eisen die worden gesteld aan de indeling van de goederen in het magazijn?

Hoewel een voorraadbeheer applicatie vele voordelen biedt, is Warehouse Management Software (WMS) een veel krachtiger instrument, omdat het de basisfunctionaliteit van een voorraad app integreert, zoals het traceren van de in- en uitslag van producten, en tevens instructies stuurt naar de magazijnmedewerkers over hoe elke taak moet worden uitgevoerd.

Steeds meer bedrijven voorzien hun logistieke faciliteiten van een WMS: volgens een studie van het adviesbureau IndustryARC, zal de markt van Warehouse Management Software tussen 2020 en 2025 naar verwachting een Compound Annual Growth Rate (CAGR) van 15% bereiken. Door de opkomst van Logistiek 4.0 en de ontwikkeling van de e-commerce, zijn bedrijven gedwongen om alle Supply-Chainprocessen te optimaliseren met behulp van de technologie.

Warehouse Management Software is een systeem dat voortdurend in ontwikkeling is en wordt aangepast aan de veranderingen in de markt en de wijzigingen in het magazijn: zoals bijvoorbeeld de stijging van de verkoop, de integratie van nieuwe technologieën, en de opkomst van de e-commerce. Het heeft ook extra functionaliteiten om de verschillende werkzones van een magazijn te beheren, ongeacht de complexiteit ervan. Easy WMS, de Warehouse Management Software van Mecalux, kan worden uitgebreid met modules die tegemoetkomen aan de specifieke kenmerken van elk magazijn.

Het opmaken van de inventaris wordt gedigitaliseerd, om tegemoet te komen aan een veranderende logistiek

Geconfronteerd met een steeds veranderende toeleveringsketen en de uitdagingen van een omnichannel strategie, zijn bedrijven op zoek naar oplossingen om hun bedrijfsactiviteiten te stimuleren. Vandaag de dag is het de vraag, of een voorraadbeheer app alleen voldoende is om aan de nieuwe eisen van de markt te voldoen, en om efficiënt in te spelen op de klantbehoeften. Hoewel een voorraad app de opgeslagen goederen controleert, beheert het niet alle magazijnprocessen.

Warehouse Management Software zoals Easy WMS, een technologie die de goederenstromen in het magazijn in kaart brengt en daarmee alle werkzaamheden optimaliseert, is de beste oplossing om de magazijnactiviteiten aan te passen aan de behoeften van de klant. Dit systeem houdt de voorraden bij en zendt tegelijkertijd nauwkeurige instructies naar de magazijnmedewerkers voor een snelle en foutloze uitvoering van elke afhandeling.

Als u het beheer en de controle van uw voorraden wilt verbeteren, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag met de implementatie van oplossingen waarmee u de prestaties van uw magazijn kunt optimaliseren.