Welke fouten moeten worden vermeden bij de orderverwerking?

04 februari 2021

Bent u niet geheel tevreden over de orderverwerking of -voorbereiding in uw bedrijf, en denkt u dat er ruimte is voor verbetering? Wenst u de klanttevredenheid te verbeteren? Veel fouten die gemaakt worden tijdens het orderpicken of het verpakken van de goederen kunnen leiden tot klachten van klanten. Hoewel het moeilijk is om uiterste perfectie te bereiken, kunnen er verbeteringen aangebracht worden, waardoor bestellingen zo goed mogelijk worden afgehandeld en verzonden. Om dit te bewerkstelligen, leggen we u een lijst van fouten voor die vermeden moeten worden bij het klaarzetten van de bestellingen.

1. Een verkeerd artikel verzamelen = foute orderpicking

Wanneer een artikel zich op een verkeerde plek in het magazijn bevindt, dan is het aannemelijk dat de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaald artikel, een verkeerd artikel heeft opgeslagen. De gevolgen van een dergelijke fout moeten niet licht worden opgevat, want de magazijnmedewerker die een bestelling klaar moet zetten, zal de verkeerde artikelen verzamelen, wat ongetwijfeld een klacht van de klant met zich mee zal brengen.

2. Het verkeerde aantal artikelen verzamelen

Het kan gebeuren dat de hoeveelheid artikelen verkeerd is, daar de magazijnmedewerker inderdaad meer of minder artikelen kan verzamelen dan die nodig zijn voor de bestelling.

Wanneer het bedrijf groot genoeg, dan wordt het aantal goederen dat de magazijnmedewerkers moeten klaarzetten aangegeven via de streepjescodes.

Het is noodzakelijk het aantal artikelen dat verzameld wordt te registreren, om fouten te vermijden.

3. Zich vergissen in het artikelnummer

De codering van de opslaglocaties is een grote klassieker van veel deskundigen in de logistiek. Dit systeem maakt het mogelijk snel de opslaglocatie van een artikel te vinden, maar kan ook vaak leiden tot fouten: in plaats van dat de magazijnmedewerker het artikelnummer correct interpreteert, leest hij een ander nummer en verzameld hij een ander artikel.

Een artikel uit het magazijn halen voor orderverwerking
Een artikel uit het magazijn halen voor orderverwerking

4. De artikelen zijn over het hele magazijn verdeeld

Deze vergissing kan leiden tot tijdverlies tijdens het orderpicken: de magazijnmedewerker moet zich naar verschillende zones in het magazijn begeven om het juiste artikelnummer te vinden. Deze situatie komt regelmatig voor en zou niet moeten voorkomen, wanneer uw bedrijf goed georganiseerd is en de voorraden correct worden beheerd.

5. Een artikel vergeten

Tijdens de goederenontvangst worden de artikelen voorzien van een streepjescode, waarmee ze in uw magazijn geïdentificeerd en gelocaliseerd kunnen worden. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen, gebeurt het dat er artikelen in de magazijnstellingen worden opgeslagen zonder streepjescode: als dit het geval is, dan moeten ze absoluut alsnog voorzien worden van een streepjescode voordat ze aan een bestelling worden toegevoegd.

6. Combineren van twee of meerdere bestellingen

Het komt vaak voor dat een magazijnmedewerker tegelijkertijd verantwoordelijk is voor het verzamelen van meerdere artikelen voor verschillende bestellingen. Deze werkwijze verhoogt inderdaad de snelheid van de orderverwerking.

Daarentegen is deze techniek vrij riskant omdat een gebrek aan oplettendheid kan leiden tot een fout bij het inpakken van de bestelling.

Om een dergelijke fout te vermijden, is het essentieel om elk item te scannen voor het in te pakken en om de scanner te benutten, die de magazijnmedewerker aangeeft welke artikelen verzameld moeten worden voor een bestelling.

7. Een artikel zonder toestemming vervangen

Wanneer u bijvoorbeeld te maken krijgt met een voorraadtekort, dan moet u wellicht een onderdeel van een bestelling vervangen door iets anders. Maar als het niet langer gaat om het simpelweg vervangen van de verpakking door een andere verpakking met een andere afmeting, maar om het vervangen van een artikel als geheel of een onderdeel daarvan, dan zijn er vaak problemen.

Wanneer een artikel wordt vervangen door een ander, dan is het van essentieel belang dit in het systeem te registreren zodat het voorraadbeheer er geen hinder van ondervindt. Het beleid met betrekking tot het vervangen van artikelen moet duidelijk zijn voor al uw medewerkers.

8. En artikel met de verkeerde afmetingen

Het is normaal om in een magazijn hetzelfde artikel te hebben maar met verschillende afmetingen. Om er voor te zorgen dat het klaarzetten van de bestellingen onder goede omstandigheden gebeurt, moet elk product van een eigen streepjescode zijn voorzien dat de magazijnmedewerker scant alvorens het uit de opslag te halen.

Er zijn vele factoren die kunnen leiden tot fouten bij het klaarzetten van de bestellingen: het identificeren is de eerste stap naar succes. Als u eenmaal de factoren heeft vastgesteld waardoor u geld verliest en waardoor de klanttevredenheid geen 100% bedraagt, raden wij u aan om oplossingen te implementeren die het proces voor het klaarzetten van de bestellingen optimaliseert.