Het toepassen van de Deming cirkel (PDCA) in de logistiek

De Deming cirkel, of de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check and Act), is een methode van kwaliteitsmanagement, die het mogelijk maakt om in een onderneming, een strategie van voortdurende verbetering toe te passen, waardoor problemen gemakkelijker en op een gestructureerde en systematische manier kunnen worden opgelost.

Dit proces bestaat uit vier basisstappen: Plannen, Doen, Controleren en Actualiseren.

Dit continu verbetermodel is genoemd naar de Amerikaanse consultant die het introduceerde, William Edwards Deming, maar de ontwikkeling ervan wordt toegeschreven aan zijn mentor, Walter Shewhart. Deming, een deskundige op het gebied van kwaliteitsmanagement-systemen en statistiek, werkte in de jaren vijftig samen met ingenieurs en wetenschappers om de deming cirkel in Japanse bedrijven te implementeren. Pas drie decennia later brak zijn methodologie van totale kwaliteit, door in de Amerikaanse industrie.

Wat is de kwaliteitscirkel van Deming?

De Deming cirkel, ook wel bekend als de kwaliteitscirkel van Deming of de PDCA-cyclus, is een methode om een proces continu te verbeteren, door de oorzaak van een probleem op te sporen, en dit te verhelpen of te corrigeren. De Deming cyclus wordt gewoonlijk voorgesteld als een wiel, omdat het is opgezet als een cyclisch proces. Dit wordt hieronder weergegeven:

De cirkel van Deming, heeft betrekking op de planning van een verbetermaatregel voor een steeds terugkerend probleem, het toepassen van de voorgestelde oplossing, de daarop aansluitende analyse van de resultaten ervan - waarmee de hiaten vastgesteld kunnen worden tussen wat was gepland en wat werd uitgevoerd - en, ten slotte, de standaardisering van de correctie, teneinde het nieuwe geoptimaliseerde proces in het bedrijf te implementeren.

De 4 stappen van de kwaliteitscirkel van Deming, toegepast op de logistiek

Wij bespreken in detail, elke fase van de Deming cirkel:

1. Plannen (Plan)

Doel van deze stap, is het identificeren van het probleem of de procedure die moet worden verbeterd. In de logistiek, kan de cirkel van Deming, bijvoorbeeld worden toegepast, bij vergissingen die gemaakt worden tijdens de pick & pack, bij de vertragingen die optreden bij de ordervoorbereiding, in het geval van een hoog percentage retourzendingen of bij de aflevering van beschadigde pakketten. Het is van essentieel belang het magazijn grondig te controleren, aan de hand van bepaalde vastgestelde parameters, ten einde zwakke punten op te sporen.

Deze fase van de PDCA cirkel van Deming kan worden onderverdeeld in drie deelprocessen:

1. Identificeer verbeterkansen en analyseer de uitgangssituatie: focus op de oorzaken die het probleem genereren, onderzoek de redenen diepgaander. Het Pareto-principe kan in dit verband nuttig zijn. Zoals deze wet van belang kan zijn bij de ABC-methode in het magazijn, kan deze ook worden gebruikt om de prioriteiten vast te stellen, die voortvloeien uit een logistiek probleem. In het algemeen, zijn de meeste nadelige gevolgen van een probleem (80%), te wijten aan slechts een paar factoren (20%).

2. Stel meetbare doelstellingen vast: ze moeten specifiek, haalbaar, relevant en resultaatgericht zijn. Bovendien moet er een termijn voor de evaluatie ervan worden vastgesteld. Deze doelstellingen kunnen gebaseerd zijn op historische gegevens die de onderneming heeft vastgelegd door KPI's of prestatie-indicatoren vast te stellen, of op, branchegegevens die het resultaat zijn van een concurrerend benchmarkingproces.

3. Opstellen van het actieplan: hierbij moeten de meest geschikte herstelmaatregelen worden overwogen en geselecteerd, en moet worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor welke maatregelen, en wanneer deze zullen worden geïmplementeerd. Het kan worden beschouwd als een pilot die, als de resultaten bevredigend zijn, zal worden uitgebreid.

2. Doen (Do)

De «Do-fase» van de Deming-cyclus wordt ook wel de testfase of pilot genoemd. Deze bestaat uit het uitvoeren van de gekozen actie, en het wegnemen van de oorzaken van het probleem. Voor een goede werking, is het raadzaam instructies en trainingen voor de betrokken medewerkers op te stellen, en eventuele afwijkingen van het oorspronkelijke plan te documenteren.

3. Controleren (Check)

Het doel is de resultaten te evalueren, door het uitgevoerde plan te vergelijken met het beoogde plan. De verzamelde informatie wordt gewoonlijk visueel weergegeven aan de hand van grafieken en diagrammen. Hierbij is het belangrijk dat de vastgestelde termijnen in acht worden genomen, zodat er niet op de zaken vooruit wordt gelopen, en er geen overhaaste conclusies worden getrokken.

Na deze evaluatie van de resultaten kunnen er twee situaties voordoen:

• De doelstelling is bereikt, er kan overgegaan worden, naar de volgende aanpassingsfase van de Deming cyclus. Het is van essentieel belang andere parameters te controleren, om er zeker van te zijn dat er geen «neveneffecten» zijn, d.w.z. dat er op andere gebieden geen problemen zijn ontstaan of verergerd.
• Het doel is niet bereikt: als de reden hiervan is, dat het project niet naar behoren is uitgevoerd, dan is het noodzakelijk terug te gaan naar de vorige fase en de ontwikkeling ervan in detail te herzien. Wanneer dit is uitgesloten, dan moet er teruggegaan worden, naar het begin van de Deming cirkel, en moeten de oorzaken van het probleem opnieuw geanalyseerd worden.

4. Actualiseren (Act)

Zodra de cyclus doeltreffend is gebleken, moeten de veranderingen worden gedocumenteerd, gestandaardiseerd en gecontroleerd. Deze informatie moet ter beschikking van de medewerkers worden gesteld, bijvoorbeeld via het organiseren van trainingssessies. Voor een volledige monitoring van de nieuwe processen, is het ook van belang de te controleren KPI's (Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie Indicatoren) te bepalen.

Voorts moeten nieuwe hulpmiddelen, wanneer ze getest zijn, op grote schaal worden toegepast. Als bijvoorbeeld de proef met voice picking apparatuur, doeltreffend is gebleken voor het verminderen van het aantal pickingfouten, dan moet aan de logistiek managers worden voorgesteld, deze apparatuur bij alle operators te introduceren.

Voordelen van de Deming cirkel

De belangrijkste voordelen van de toepassing van de kwaliteitscirkel van Deming:

• Het biedt een gestandaardiseerde methode, die in elke bedrijfstak kan worden gebruikt om steeds terugkerende problemen op te lossen.
• Het bespaart tijd bij het zoeken naar de meest doeltreffende oplossing.
• Het fungeert als een draaiboek om een project volledig uit te voeren.
• Het geeft een gedetailleerde analyse van veel voorkomende fouten, zodat deze kunnen worden opgelost.
• Het wordt gebruikt om de implementatie van nieuwe processen te controleren en te documenteren.
• De Deming cirkel is een leidraad voor acties, die de oorzaken van een probleem aanpakken, ongeacht veranderingen van medewerkers.
• Het bevordert teamwork, door de actieve deelname van alle betrokkenen.

Hoe verbetert de cirkel van Deming, de kwaliteit van de logistiek van een onderneming?

In de logistiek betekent kwaliteit, dat aan de behoeften van de klant wordt voldaan tegen de laagst mogelijke kosten, zonder dat het serviceniveau op enig moment in het gedrang komt. De oplossing bestaat erin, het optimale evenwicht te vinden, tussen de kosten en de kwaliteit van de dienstverlening.

De kosten van kwaliteit en de kosten van het gebrek aan kwaliteit

Er zijn twee kostensoorten verbonden aan dit principe:

• Kwaliteitskosten: dit zijn de kosten die voortvloeien uit het bereiken van de vereiste kwaliteit. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten voor de uitvoering van een industrieel preventief onderhoudsplan in het magazijn, om te garanderen dat de systemen worden onderhouden.
• Kosten die geen verband houden met kwaliteit: dit zijn de kosten die voortvloeien uit het gebrek aan kwaliteit in de processen. Een voorbeeld hiervan zijn verliezen als gevolg van storingen of het uitvallen van machines.

Hulpmiddelen voor efficiënt magazijnbeheer

Kwaliteitsverbetering is een constante doelstelling in de logistiek, aangezien dit synoniem is met een hogere productiviteit. Het uiteindelijke doel is om het in één keer goed te doen. De toepassing van methoden zoals de Deming cirkel bij magazijnprocessen, is dan ook van essentieel belang, om de logistieke efficiëntie van het bedrijf te verhogen.

De implementatie van de cirkel van Deming, kan worden aangevuld met nieuwe systemen en apparatuur teneinde alle magazijnprocessen te optimaliseren. De installatie van een WMS, versterkt de toepassing van deze methode, aangezien dit systeem automatisch een enorme hoeveelheid informatie verzamelt en verwerkt.

Bovendien vergemakkelijken tools zoals Supply Chain Analytics Software, de analyse van deze gegevens met op maat gemaakte dashboards en grafieken, waardoor de efficiëntie van belangrijke stappen zoals de in- en uitslag van voorraden, het orderverzamelen of het voorraadbeheer, wordt verbeterd.

Technologische vernieuwing versterkt het effect van de Deming cirkel

Het uiteindelijke doel van de kwaliteit in de logistiek, is een voortdurende verbetering van de dienstverlening, waarbij de kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Zo blijkt uit de Deloitte Supply Chain Digital and Analytics Survey, dat twee van de tien respondenten, het terugdringen van de logistieke kosten, beschouwen als het primaire doel van de investering in data analyse tools of zogenaamde tools voor gegevensanalyse.

Procesbeheersing zorgt ervoor dat de Deming cyclus soepel verloopt, hetgeen doeltreffender kan gebeuren door het gebruik van informaticasystemen. Wilt u meer weten over de voordelen van een warehouse management systeem, neem dan contact met ons op. Onze experts zullen u in een persoonlijke demo de werking van het systeem laten zien.